Bij het verzenden van de je goederen van A naar B komt een hoop kijken. Denk bijvoorbeeld aan de containerprijzen, vrachtverzekering en ander papierwerk. Het is een proces dat je als importeur of exporteur goed moet begrijpen. Dit geldt ook voor de bijbehorende documenten, die hierbij geregeld moeten worden. Waar je zeer waarschijnlijk wel bekend bent met de Bill of Lading, is de kennis doorgaans over de Telex Release en de Express Release minder aanwezig. Daarom hebben wij dit in onderstaand artikel uiteengezet.
Wat is een Bill of Lading?
De Bill of Lading is een wettelijk document dat gebruikt wordt voor verzendingen bij een keuze voor zeevracht. Dit transportdocument bevat de voorwaarden, waaronder een lading wordt geaccepteerd voor vervoer aan boord van een schip. Het dient zowel als bewijs en als eigendomsdocument.
Bij rechtstreekse verzending met een rederij spreken we hier van Ocean Bill of Lading (OBL). Bij verzending met een expediteur spreken we van House Bill of Lading (HBL). In de vrachtbrief die je ontvangt zijn dit termen waar naar wordt verwezen. Boek je direct bij de rederij, dan ontvang je een OBL (Ocean Bill of Lading). En boek je via een expediteur, dan ontvang je een OBL (House Bill of Lading).
Drie meest voorkomende soorten Bill of Lading zijn:
- Original Bill of Lading
- Telex Release
- Express Bill of Lading
De bovenstaande drie soorten verschillen van elkaar in de documentatie die benodigd is voor de import of exportinklaring. Bovendien zijn ze volledig verschillend van OBL of HBL.
Original Bill of Lading
De originele vrachtbrief wordt geproduceerd, zodra de lading aan boord van het schip is bevestigd. Hierbij worden drie originele en drie duplicaten van het document aan de verzender verstreken. Doorgaans wordt de originele vrachtbrief pas afgegeven op moment dat de betaling van de vracht is voldaan. En als importeur moet een originele Bill of Lading inleveren bij de expediteur of de rederij om te zorgen voor de vrijgave van de lading.
We spreken van origineel als de vrachtbrieven op papier worden afgedrukt en na ondertekening, gestempeld per post/koerier naar de eindbestemming worden verzonden. Aangezien het hierbij vaak naar verre bestemmingen wordt verzonden, kan het enige tijd duren voordat de vrachtbrief arriveert. Eenmaal op de eindbestemming wordt de zending pas vrijgegeven als originele exemplaren van de vrachtbrief aanwezig zijn.
Originele Bill of Lading documenten worden het meest gebruikt wanneer verladers een kredietbrief hebben of wanneer de geadresseerde betalingsvoorwaarden heeft met de verzender.
Telex Release
De originele vrachtbrief wordt geproduceerd zodra de lading aan boord van het schip is bevestigd. Bij een Telex Release worden drie originele documenten en drie duplicaten aan de afzender verstrekt. Vergeleken met de originele vrachtbrief, verschilt de vrijgave van Telex Release. De verzender hoeft namelijk geen originele documenten naar de bestemming te sturen. De verzender houdt meestal de originele vrachtbrief vast, totdat hij de betaling van de importeur heeft ontvangen.
Zodra de betaling is ontvangen wordt door de verzender de originele vrachtbrieven overhandigd aan het kantoor van de expediteur of rederij, die deze heeft afgegeven in plaats van deze door te sturen naar de importeur.
De expediteur of rederij van oorsprong zal dan elektronisch hun bestemmingskantoor berichten om hen te informeren dat de originele vrachtbrief is ingeleverd en om de vrijgave van de goederen aan de importeur te autoriseren zonder dat ze een naar behoren geëndosseerde originele vrachtbrief hoeven in te leveren.
Met andere woorden, het kantoor van oorsprong stuurt een telexbericht naar de bestemming, waarin staat dat de goederen kunnen worden vrijgegeven. Als er kosten aan de oorsprong zijn, wordt de lading niet vrijgegeven totdat deze is betaald.
Wat zijn de voordelen van Telex Release
- Versnelt douane-inklaring van je vracht
- Het is snel en en makkelijk
- Elimineert de kosten voor de verzending van het document
- Geen risico dat het document zal kwijtraken door verzending
Telex Release is het meest voorkomende type Bill of Lading voor zeevracht.
Express Bill of Lading
De Express Bill of Lading wordt geproduceerd zodra de lading aan boord van het schip is bevestigd. Dit betekent dat er ook hier geen originele fysieke vrachtbrief nodig. De goederen worden automatisch geautoriseerd voor vrijgave op bestemming. Dit is een veelvoorkomende vorm van documenten wanneer de importeur rekening houdt met de leverancier en de herkomstexpediteur of rederij.
Met Express-vrachtbrief worden geen originele documenten afgedrukt en wordt de lading automatisch vrijgegeven op de bestemming. Express Bill of Lading wordt meestal gebruikt wanneer de geadresseerde op rekening staat en geen betaling van goederen vereist voordat de goederen op de bestemming worden ontvangen.
Voordelen Express Bill of Lading:
- Dit is de snelste optie. De vracht kan worden vrijgegeven door de douane, zodra deze in de haven is aangekomen.
- Elimineert de kosten voor de verzending van het document
- Geen risico dat het document zal kwijtraken door verzending
- Elimineert de kosten voor het genereren van het document
